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Personalverantwortliche stehen täglich vor der Aufgabe, rechtlich bedeutsame Dokumente sicher zuzustellen – sei es eine Kündigung, eine Abmahnung oder die Einladung zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM). Dass dabei ein vermeintlich bewährtes Instrument der Deutschen Post nun endgültig als rechtssicherer Zustellungsweg für diese Zwecke ausscheidet, verändert die Praxis erheblich. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 7. Mai 2026 entschieden: Der Nachweis des Zugangs gelingt beim Einwurf-Einschreiben nicht. Wer weiter auf dieses Versandformat setzt, geht ein kalkulierbares, aber vermeidbares rechtliches Risiko ein.
Die aktuelle Rechtsentwicklung im Überblick
Hintergrund der BAG-Entscheidung war ein Kündigungsschutzverfahren, in dem ein Arbeitgeber die Feststellung der Unwirksamkeit einer krankheitsbedingten Kündigung riskierte, weil er den Zugang einer bEM-Einladung nicht beweisen konnte. Das Schreiben war als Einwurf-Einschreiben versandt worden. Der Arbeitnehmer bestritt schlicht den Erhalt, und der Arbeitgeber hatte keine belastbaren Nachweise, um das Gegenteil zu beweisen.
Das Landesarbeitsgericht Hamburg hatte in diesem Fall bereits ausführlich begründet, warum ein sogenannter Anscheinsbeweis – also die rechtliche Vermutung, dass ein Schreiben den Empfänger erreicht hat – beim Einwurf-Einschreiben nicht mehr greift: Die Deutsche Post hat ihr Zustellverfahren in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Statt des früher verwendeten physischen „Peel-Off-Labels“, das individuell auf den jeweiligen Zustellbeleg geklebt wurde, erfasst der Zusteller heute lediglich den Strichcode der Sendung per Handscanner und bestätigt den Einwurf digital per Unterschrift auf einem Display. Der Zustellbeleg dokumentiert dabei nur Sendungsnummer, Postleitzahl und Zustellbezirk – weder die genaue Empfängeradresse noch der Zeitpunkt der Zustellung werden erfasst.
Diese veränderte Dokumentationspraxis hat nach Auffassung der Gerichte zur Folge, dass die Wahrscheinlichkeit eines Fehlwurfs gestiegen ist und ein Gegenbeweis durch den Empfänger faktisch nicht möglich wäre. Eine gerichtliche Tatsachenvermutung für den Zugang lässt sich auf dieser Grundlage nicht aufrechterhalten. Das Bundesarbeitsgericht hat sich dieser Einschätzung angeschlossen. Die schriftlichen Urteilsgründe stehen noch aus.
Keine überraschende Entscheidung
Diese Rechtsentwicklung hatte sich bereits abgezeichnet. Das Bundesarbeitsgericht hatte in seinem Urteil vom 20. Juni 2024 (Az. 2 AZR 213/23) zunächst noch angenommen, dass bei einem Einwurf-Einschreiben ein Anscheinsbeweis für den Zugang vorliegen kann, wenn der Arbeitgeber den entsprechenden Auslieferungsbeleg vorlegt.
Mit Urteil vom 30. Januar 2025 (Az. 2 AZR 68/24) hatte das Bundesarbeitsgericht in folgender Konstellation entschieden: Ein Arbeitgeber hatte eine Kündigung als Einwurf-Einschreiben versandt und konnte nur noch Einlieferungsbeleg und online abrufbaren Sendungsstatus vorlegen, weil die Deutsche Post den Auslieferungsbeleg nach Ablauf der Speicherfrist nicht mehr zur Verfügung stellen konnte. Das BAG befand, dass weder der Einlieferungsbeleg – der allein die Absendung belegt – noch der Sendungsstatus eine genügend hohe Wahrscheinlichkeit für den tatsächlichen Zugang beim Empfänger begründen. Ob das frühere Peel-Off-Verfahren der Deutschen Post – bei dem ein physisches Abziehetikett unmittelbar vor dem Einwurf auf den Zustellbeleg aufgebracht und vom Zusteller handschriftlich bestätigt wurde – einen Anscheinsbeweis hätte stützen können, ließ das BAG ausdrücklich offen.
Das Urteil vom Mai 2026 schließt diese Lücke nun: Auch das aktuelle digitalisierte Zustellverfahren der Deutschen Post genügt nicht.
Was Arbeitgeber jetzt wissen und beachten sollten
Für Unternehmen ergibt sich aus dieser Rechtsprechung konkreter Handlungsbedarf. Das Einwurf-Einschreiben darf bei der Zustellung rechtlich relevanter Dokumente nicht länger als zuverlässiges Instrument eingeplant werden – unabhängig davon, ob es sich um arbeitsrechtliche Erklärungen wie Kündigungen oder Abmahnungen oder um Schreiben wie bEM-Einladungen handelt.
Auch das Übergabe-Einschreiben, bei dem die Sendung nur gegen Unterschrift ausgehändigt wird, löst das Problem nicht. Ist der Empfänger bei der Zustellung nicht anwesend, landet das Schreiben zur Abholung bei der Post – und der Adressat kann durch schlichtes Nichtabholen die Zustellung faktisch verhindern oder zumindest erheblich verzögern.
Unternehmen sollten ihre Prozesse zur Zustellung von Schreiben überprüfen und auf eine rechtssichere Dokumentation achten.
Aktuell bietet insbesondere die persönliche Zustellung durch einen Boten die notwendige Sicherheit. Auch hierbei gilt es aber einige Fußangeln zu vermeiden, um einerseits eine wirklich wasserdichte Beweiskette zu haben, andererseits aber nicht in Fallen des Datenschutzes zu tappen. Sämtliche Schritte sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Unsere Beratung für Ihr Unternehmen
Die Folgen einer nicht nachweisbaren Zustellung können gravierend sein: Im schlimmsten Fall scheitert eine Kündigung nicht an der inhaltlichen Berechtigung, sondern an einem Verfahrensfehler, der durch sorgfältigeres Vorgehen hätte vermieden werden können.
Wir unterstützen Arbeitgeber dabei, ihre Zustellungsprozesse rechtssicher zu gestalten und bestehende Musterabläufe an die aktuelle Rechtsprechung anzupassen. Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne zu den nächsten Schritten.
